Informática

El correo electrónico. Ventajas e inconvenientes.

Anuncios

El correo electrónico en una empresa es una forma de comunicación ágil y muy fácil de utilizar, que ahorra mucho tiempo siempre y cuando se utilice como debe utilizarse. Por ello hoy queremos hablaros de sus ventajas e inconvenientes de su uso en una empresa.

Delimitar tiempos para mirar el correo

Existen técnicas que hablar de mirar el correo solo a una hora del día y solo a esa hora, independientemente si nos envían más o menos correos. Si concienciamos a nuestros clientes a que nos envíen correos a una determinada hora y que solo a esa hora se les podrá contestar, haremos que las horas de nuestro trabajo no se vean interrumpidas con multitud de mensajes que ralentizan nuestra labor.

Independientemente de cómo miremos el correo, es indispensable que al menos una vez al día dediquemos parte de nuestro tiempo a ver el correo de nuestros clientes y responderlo.

En nuestro caso vemos el correo a primer ahora de la mañana y dependiendo si es urgente o menos urgente se añade a la cola de trabajo de ese día o del siguiente. Más tarde, a una hora que determinamos en la empresa, se contestan los correos con menos urgencia o que son más fáciles de solucionar como incidencias.

Evitar los correos eternos

Es inevitable que entre compañeros de una misma empresa o clientes con los que nos llevemos bien se hable más o menos de temas más personales y menos profesionales en determinados correos. Pero, no debemos olvidar que el correo de empresa está destinado a hablar con nuestros clientes de temas laborales o, como en nuestro caso, a solucionar incidencias y dar solución a problemas de diseño, web o programación.

Debemos evitar conversaciones eternas como si de una red social se tratase, ya que convierten un simple correo en correos eternos que ralentizan nuestro trabajo y no llevan a nada productivo.

Correos breves y resolutivos

Con el correo electrónico ocurre lo mismo que las reuniones de trabajo, cuanto más breves, mucho mejor para todos. Los correos de empresa deben ser concisos y resolutivos.

Imaginemos que un cliente nos pregunta por correo electrónico que está buscando un modelo de ordenador portátil en concreto y nos envía la referencia y características. Miramos las existencias del almacén y vemos que no tenemos pero nuestro proveedor sí lo puede tener en 24 horas. En lugar de enviar un correo de contestación donde le digamos al cliente que no lo tenemos en almacén solamente, le explicaremos también que podemos tenerlo en 24 horas y le habilitamos un link a nuestra tienda online para que lo compre ya que es bajo pedido.

Un buen gestor de correo electrónico

Las técnicas del buen uso del correo electrónico es algo notable que puede cambiar el tiempo productivo de los empleados de una empresa pero, igual de importante es trabajar con un buen gestor de correo electrónico.

Gestores de correo en nuestro PC

En el mercado existen cientos de gestores de correo que pueden realizar bien las labores de cualquier empresa como Outlook o Thunderbird. Herramientas de pago y gratuitas respectivamente. Este tipo de gestores se instalan en nuestro equipo y descargan todos los mensajes a nuestro equipo sin ningún tipo de sincronización con otros dispositivos.

Este tipo de gestores tienen un inconveniente muy grande, y es que si nuestro ordenador sufre un ataque o debemos formatear nuestro ordenador por alguna determinada razón, nuestro correo se perderá si no hemos hecho una copia de seguridad anteriormente.

También existe la posibilidad de configurar estos gestores con servidores IMAP, que sincronizar nuestro correo entrante con todos nuestros dispositivos, pero llenaría el buzón limitado de los servidores, aumentando el coste o perdiendo correos importantes.

Webmail como gestor de correo

Existen posibilidades multidispositivo que funcionan muy bien como puede ser Gmail y que no tienen este tipo de inconvenientes. Gmail posee un motor webmail muy potente que nos permite añadir nuestras cuentas de empresa de forma sencilla y gestionarlas muy fácilmente.

Además, Gmail nos permite tener el correo vinculado con todos nuestros dispositivos sin necesidad de configurar nada más que nuestra cuenta de Gmail en cada uno de ellos. Podremos tener el correo de empresa vayamos donde vayamos sin necesidad de sobrecostes con herramientas de correo de pago mensual.

Conclusión

El uso del correo electrónico es prácticamente obligatorio en todos los sectores empresariales y por ello debemos de usarlo correctamente. Debemos establecer un protocolo de actuación para cada situación con los clientes, cada empresa es un mundo y no podemos daros la solución a cada una pero sí podemos daros unas pautas para que uséis el correo mucho mejor.

Quedaos con esta frase: Correo preciso, resolutivo, breve y empatizando con el cliente. Si lleváis esto a vuestro uso del correo, evitareis horas y horas de correos eternos que no llevan a nada.

¿Te ha gustado? ¡Comparte!

También puede gustarte...

¿Te ha gustado? ¡Comenta!

avatar
  Suscribirse  
Notificaciones de